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Obtener un Certificado ISO

Certificados ISO para los que les importa el liderazgo

Actualmente es muy importante para las empresas conocer cuáles son los certificados ISO y que beneficios pueden aportar a nuestra organización

Las normas ISO pueden ayudarnos en muchos aspectos que son relevantes para nuestro negocio como son

CERTIFICACION DE LA CALIDAD

  • Certificar la calidad de nuestros productos y procesos: ISO 9001
  • Certificar la calidad de nuestros productos y procesos de TI: ISO 20000
  • Certificar la calidad de nuestros procesos de desarrollo Software y en General : ISO 25001

CERTIFICACION DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACION

  • Certificar la seguridad de la información ISO 27001

CERTIFICACION DE LA CONTINUIDAD DE NUESTRO NEGOCIO

  • Certificar la Gestión de Riesgos ISO 31000
  • Certificado sobre la continuidad de nuestro negocio ISO 22301
  • Certificar la correcta gestión de nuestros activos ISO 55001

CERTIFICADOS SOBRE FABRICACION DE PRODUCTOS y ALIMENTOS

  • Certificar la Seguridad Alimentaria de nuestros productos ISO 22000 e FSC 22000
  • Certificar la seguridad y calidad de productos cosméticos ISO 22716

CERTIFICACION AMBIENTAL y EFICIENCIA ENERGETICA

  • Certificar nuestro comportamiento ambiental responsable ISO 14001
  • Certificar el uso eficiente de la energía y recursos ISO 50001

CERTIFICACION SOBRE SEGURIDAD Y SALUD LABORAL

  • Certificar nuestro correcto desempeño en Seguridad y Salud laboral: ISO 45001

Estos son solamente los aspectos más importantes que actualmente demandan más certificados dentro del mundo empresarial e incluso del sector de la administración o empresas del sector público. Sin embargo, hay muchas empresas que no conocen los certificados ISO ni cómo obtenerlos

Otro aspecto desconocido de la certificación ISO es la creencia de que una implantación de un sistema de gestión ISO puede requerir esfuerzos solo reservados para grandes empresas. Nada más lejos de la realidad

Los certificados ISO son para todo tipo empresas ya sean grandes, medianas o pequeñas.

 Aunque pudiera parecer un tópico la certificación ISO está al alcance de cualquier tipo de empresa o actividad y puede suponer un beneficio para las pequeñas empresas que al alcanzar la certificación pueden equipararse a otras empresas más grandes en cuanto a que demuestran al mercado que sus procesos están también bajo estándares de calidad reconocidos generando la confianza en el mercado que les da un certificado reconocido internacionalmente.

Los estudios realizados por las distintas entidades de certificación a lo largo del mundo muestran que la utilidad de los certificados ISO no se limitan solamente a la mejora de los productos y servicios sino que también tienen un impacto positivo en la imagen y valoración de las empresas

Veamos el siguiente estudio realizado por BSI

 MEJORAS AL IMPLANTAR NORMAS ISO EN LAS EMPRESAS

MEJORAS AL IMPLANTAR NORMAS ISO EN LAS EMPRESAS

 

Principales requisitos de un certificado ISO para su empresa

Las normas ISO pretenden implantar un sistema de Gestión en una organización o empresa para garantizar que se aplican las mejores prácticas en los diversos sectores en los que se especializan:

  • Calidad
  • Medioambiente
  • Seguridad de la Información
  • Fabricación (medicamentos, cosméticos etc.)
  • Complace o cumplimiento legal
  • Uso eficiente de la energía
  • Continuidad del negocio

NORMAS ISO:  PASOS PARA LA CERTIFICACION

Para que un certificado no solo sea un mero propósito de cumplir unos requisitos, debe ante todo involucrar tanto a la dirección en cuanto al compromiso y liderazgo en el objetivo de entregar mejores productos  y servicios además de ser un motivo para analizar y mejorar los procesos de una organización

Desde luego la motivación para obtener el certificado puede ser muy distinta de unas organizaciones a otras

  • Es un requisito para licitaciones o trabajos para grandes empresas o administraciones publicas
  • Como marco base para cumplir con requisitos legales y normativos
  • Para competir con igualdad de oportunidades con grandes empresas o diferenciarse de la competencia
  • Mejorar la calidad de sus productos y servicios
  • Mejorar la imagen de su marca o empresa
  • Mejorar el desempeño de procesos como la seguridad de la información, la calidad de diseño, el respeto al medioambiente etc.
  • Garantizar la continuidad de su empresa o negocio

Sean cuales sean sus motivaciones los pasos para obtener un certificado ISO pueden ser los siguientes

1. Conocer los requisitos normativos y legales de la materia en cuestión

En primer lugar deberíamos familiarizarnos con los requisitos en general de la implantación de un sistema de Gestión según ISO.

  • Filosofía de los sistemas de Gestión
  • Requisitos de documentación
  • Informarse sobre guías de implementación
  • Identificar los objetivos que se desea obtener con el certificado ISO

Ante todo esta fase debe servirnos además para establecer el enfoque correcto a la hora de afrontar el proyecto de cara a establecer la estrategia de consultoría

E esto tenemos varias opciones utilizadas mayormente por las empresas

  • Implementación Interna:
    Encargar la implementación a los expertos de nuestra organización parece la forma más adecuada de afrontar una implementación de un sistema de gestión tomando en cuenta que con ello nos garantizamos la integración del sistema de gestión en nuestros procesos internos. Sin embargo, esta no suele ser la mejor opción si no contamos con los recursos adecuados, además de que suele ser una solución que nos lleva más tiempo del que a veces necesitamos o el esfuerzo interno requerido no siempre se puede asumir.
  • Implementación Externa:
    Otra opción sería afrontar la implementación externalizando esta tarea con un consultor externo que realice todo el trabajo. EN este caso tenemos el inconveniente de la dificultad de integrar finalmente el sistema de gestión dentro de los procesos de la organización. Esta fórmula puede ser útil si tenemos que sacar el trabajo y obtener el certificado en un corto espacio de tiempo pero teniendo en cuenta que después deberemos realizar un trabajo de integración del sistema de gestión en nuestra cultura empresarial para que sea efectivo y no resulte a la larga una carga difícil de asumir y abandonemos el sistema de gestión.
  • Implementación mixta “recomendada”:
    Si confiamos el trabajo de implementar el sistema a nuestro propio personal con la ayuda de un consultor experto podríamos tener las ventajas de ambas opciones.
    • Avanzar de forma adecuada y obtener el certificado ISO a tiempo
    • Mejorar las operaciones internas
    • Integrar el sistema de gestión en nuestros procesos y cultura de la organización
    • Implantar el sistema sin sobrecargas de trabajo a nuestro personal
    • Mantener un punto de vista independiente que nos ayude a mejorar

2. Analizar la situación de la organización.

Esta fase realmente casi nadie piensa en ella y pocas organizaciones dedican tiempo a evaluar cómo están antes de empezar un proyecto de certificación ISO. Sin embargo, puede resultar y útil realizar una evaluación inicial del estado del cumplimiento con el estándar a certificar antes de acometer el proyecto de forma que podamos conocer más en detalle que esfuerzo necesitaremos para acometer el proyecto. Esto en definitiva puede ahorrarnos ciertos costes si conocemos en que somos fuertes y donde necesitaremos realmente apoyo externo

Pasos para realizar una evaluación inicial o análisis de brechas:

  • Designe a una persona con experiencia en sistemas de gestión para liderar esta tarea
  • Considere la posibilidad de contar con una consultoría externa para apoyo en este proceso
  • Consiga una lista de verificación de cumplimiento del estándar ISO al que nos enfrentamos
  • Realice el análisis
  • Estudie los resultados y saque las conclusiones

Es importante entender por otro lado que un análisis de brechas es algo completamente diferente a una auditoria

EL objetivo de este análisis de verificación es establecer o determinar el esfuerzo necesario por la organización para llegar el objetivo de la certificación ISO, sin embargo una auditoria pretende comparar las políticas y procedimientos de la organización en relación a los requisitos de la norma y acreditar con las evidencias correspondientes su cumplimiento.

3. Construir el Sistema de Gestión ISO desde un plan de implantación

Implementar un sistema de gestión de forma estructurada y con un plan de acción definido es otro de los beneficios de detenernos antes de comenzar el proyecto y plantearnos las distintas tareas a realizar en base a un análisis de lo que ya tenemos y lo que nos falta.

En este punto puede resultar muy útil contar con personas con experiencia en implantar sistemas de gestión para que nos ayuden a planificarnos y a conseguir el objetivo de estar preparados para la certificación en el tiempo que hayamos determinado

4. Documentar los procesos requeridos por el estándar ISO

Dependiendo del estándar al que nos enfrentemos tendremos distintas necesidades de documentación. Por otro lado, los actuales sistemas de gestión basados en la estructura común de las normas ISO nos facilitan el poder integrar los procesos y documentación de distintos sistemas de gestión en una estructura común de documentación salvaguardando aquellas partes específicas de cada estándar

Los documentos comunes a casi todos los estándares ISO pasan por

  • Una política que establezca los objetivos de alto nivel que definen los requisitos de calidad, medioambiente etc. para la organización
  • Políticas específicas que definen los procesos específicos de la organización
  • Instrucciones técnicas o procedimientos que determinan de forma detallada y simplificada las instrucciones de operación de los procesos
  • Registros que nos ayudan a controlar la correcta ejecución de los procesos y a evidenciar que se están llevando a cabo según los procesos y políticas establecidas

Por otro lado siempre es obligatorio documentar

  • El alcance del sistema de gestión
  • Análisis del contexto y partes interesadas
  • Declaraciones de aplicabilidad según que norma
  • Las funciones dentro de la organización apoyados en perfiles de puestos de trabajo o funciones y diagramas de dependencia y estructura funcional
  • Políticas de compras y proveedores especificas según que norma
  • Documentar como se controla la documentación
  • Análisis y acciones para el tratamiento de riesgos y oportunidades
  • Proceso de gestión de incidencias y no conformidades
  • Planes de formación, comunicación y sensibilización
  • Infraestructuras y planes mantenimiento
  • Definición y planificación de auditorias
  • Informes de resultados de auditorías y de revisión por la dirección
  • Otros documentos específicos para cada norma

Registros

  • Listado de documentos del sistema de gestión y legislación aplicable
  • Evidencias sobre el seguimiento de indicadores, objetivos y acciones de mejora
  • Evidencias sobre formación y comunicaciones
  • Registros sobre de mantenimiento de infraestructuras, sistemas y recursos para prestación de los servicios y/o procesos internos
  • Registros sobre el tratamiento de incidencias, no conformidades
  • Planes de Auditorias y auditorias periódicas

5. Proporcionar formación a los integrantes de la empresa.

Los sistemas de Gestión basados en estándares ISO hacen hincapié en los programas de formación y sensibilización. Además de ser necesario para cumplir con los requisitos de para un certificado ISO, la capacitación adecuada hará que cualquier tarea sea más fácil, más rápida y más fluida. En este punto, es importante proporcionar información y capacitación en el sistema de gestual en tres niveles diferentes:

Alta dirección: para sentar las bases del apoyo y el liderazgo.

Dos de los cinco errores más comunes que cometen las empresas al implementar un sistema de Gestión están relacionados con el entendimiento que la alta dirección tiene sobre la norma. Asegúrese de evitar estos errores costosos proporcionando la información y la capacitación correctas.

Primero, deberá asegurarse de que los ejecutivos de la compañía apoyen completamente el esfuerzo para obtener el certificado ISO. Para lograr esto, es importante que se difunda el conocimiento sobre

  • Los beneficios de la certificación en el estándar ISO , incluidos los beneficios internos y operativos, así como los beneficios de marketing que puede aportar el certificado ISO
  • La alta dirección también querrá saber qué se necesita para obtener la certificación ISO en cuanto a los requisitos de recursos y los costos.
  • Por último, pero no por ello menos importante, la gerencia ejecutiva también debe obtener una comprensión completa de su propia participación esperada para la obtención del certificado ISO.

Después de que ya haya adquirido esta comprensión, se encuentra en una buena posición para proporcionar la información y la capacitación necesarias al equipo mandos intermedios. Una opción más fácil sería que se establezca algún canal deformación al menos de forma introductoria y concisa que cubra todos los temas mencionados anteriormente.

Empleados

Cualquier sistema de gestión ISO se centra no solo en el control de calidad, medio ambiente o el tema específico al que se dedica sino que la implementación normalmente afectará de alguna manera a prácticamente todos los procesos de su negocio y a todos sus empleados, tales como compras, RRHH etc.

Un error bastante común en el proceso de certificación de una norma ISO está relacionado con la falla de informar de manera adecuada y temprana a todos los empleados y obtener su apoyo. Obtener el apoyo total de todos los niveles de gerentes y empleados es crucial para el éxito de su sistema de gestión. Cuanto antes obtenga este soporte, mejor.

Deberemos por tanto, informar a todos los gerentes y empleados sobre:

  • El plan para implementar el sistema y cómo obtener la certificación.
  • Los beneficios para ellos y su trabajo.
  • Las expectativas con respecto a su cooperación.

Este tipo de programa de sensibilización es muy importante para evitar que los empleados se sientan amenazados por la norma ISO y, en última instancia, se conviertan en un obstáculo para sus esfuerzos de implementación de la norma y la obtención del certificado ISO.

6. Realizar auditorías internas con ayuda de los propios trabajadores.

Las auditorías internas de un sistema ISO son inspecciones en las que su empresa se evalúa a sí misma para ver si se cumplen todos los requisitos de la norma en cuestión.

Estas auditorías internas no solo se realizan cuando ya están implementados los procesos de la norma y también periódicamente incluso después de obtener la certificación ISO.

Todas las auditorías internas son realizadas por uno o más empleados de su propia compañía que ha recibido capacitación en la auditoría ISO correspondiente o alternativamente, podría utilizar un consultor externo.

El trabajo del auditor interno es verificar que su organización cumpla con los requisitos de la norma ISO 9001.

El auditor

Las pequeñas empresas normalmente tienen a la persona líder en alguna norma ISO frecuentemente la ISO 9001 de calidad para realizar auditorías internas. En este caso, la persona a cargo de la norma ISO 9001 audita a toda la compañía, excepto por su propio trabajo, y otro empleado debería auditar la función de la persona a cargo de la norma ISO 9001.

Si no se quiere o se prevé nombrar y capacitar a varios auditores internos, la mejor opción es servirse de un auditor externo o consultor que pueda desempeñar esta función con los conocimientos e independencia necesarios.

7. Utilizar el sistema de Gestión y ponerlo en marcha para comprobar su eficacia.

Esta fase es muy importante ya que un sistema bien implementado pasa por integrarse dentro de los procesos de la organización. ¿Qué significa esto en la práctica? Pues creemos que no todos los consultores que implantan sistemas de gestión lo tienen meridianamente claro.

Podríamos decir que la integración de los procesos del sistema de gestión en una organización está directamente en proporción inversa al esfuerzo necesario o adicional a las tareas diarias que debemos invertir en el sistema de gestión.

Es imposible desde luego que la diferencia entre contar con un sistema de gestión y no tenerlo sea ninguna, sin embargo si un sistema de gestión se convierte en un estorbo entonces dejara de ser funcional en pocos meses y tendremos que mantenerlo en base esfuerzos puntuales y realmente no nos servirá para nada.

En este sentido deberemos medir algunos aspectos para saber si nuestro sistema está realmente en funcionamiento haciéndonos las siguientes preguntas

  • ¿Las políticas y procesos propios del sistema de Gestión son sencillos, claros y han sido entendidos por la organización?
  • ¿La cultura o forma de operar de nuestra organización ha asumido los procesos de gestión?
  • ¿Existe una forma integrada de llevar los registros del sistema, de forma que las actividades diarias contemplan esta actividad y no supone una distorsión de las tareas propias de la organización?

Creemos que si somos capaces de responder a estas cuestiones estamos en la vía correcta de obtener un sistema de Gestión ISO funcionarte y útil para la organización

Nuestra experiencia de muchos años en la implementación de sistemas de Gestión nos acredita para poder ofrecer un servicio de consultoría eficaz que cumpla con los tres pilares de la consultoría

  • Rapidez
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8. Solicitar la auditoría de certificación a los profesionales de ISO.

Seleccionando la certificadora para su norma ISO

Una vez implementado el sistema, es el momento de pensar en seleccionar la empresa certificadora de su norma ISO. Se trata de una entidad independiente que envía al auditor y emite el certificado ISO después de un proceso de auditoría de certificación.

Hay muchas empresas que ofrecen servicios de certificación, pero tenga cuidado: algunas no están oficialmente acreditadas por un organismo de certificación nacional. En este proceso podemos asesorarle para que escoja la entidad más adecuada a su sector y sus necesidades.

La auditoría de certificación ISO

La auditoría de certificación es similar a una auditoría interna, salvo que en esta caso,

Un auditor externo o equipo de auditoría realizará una auditoría de las actividades dentro del alcance de su certificado, en la que visitarán algunos o todos los departamentos de su empresa y verificarán que los requisitos de sus procedimientos e instrucciones de trabajo están siendo implementados y seguidos por la gerencia y los empleados.

A menos que el auditor descubra problemas importantes con su sistema de gestión, su empresa recibirá el certificado ISO poco después de la auditoría. Sin embargo, si el auditor encuentra algunos problemas importantes, tendrá la oportunidad de corregirlos antes de que se emita la certificación.

Que beneficio tiene certificarse con un estandar ISO

La implementación de un sistema de gestión ISO eficaz sera una ayuda inestimable para fortalecer y mejorar los procesos estratégicos de su negocio.

Los procesos de gestión que se integren en su organización para mejorar la calidad, el medio ambiente etc. proporcionarán una base sólida, lo que conducirá a una mayor productividad y ganancias. Esto a su vez sera un apoyo tanto para la ampliación de su cartera de clientes como para mantener las relaciones comerciales con los ya existentes.

Algunos de los principales beneficios de la certificación ISO incluyen:

  • Mejora de la gestión interna
  • Mayor eficiencia en sus procesos (productividad, uso de la energia, Impacto ambiental, seguridad de la informacion etc)
  • Acceso a nuevos mercados y escenarios de negocio (Grandes clientes, administracion, mercado exportacion etc)
  • Herramienta para medir sus resultados y favorecer la toma de decisiones
  • Estándar reconocido mundialmente
  • Facilidad de integrar diversos sistemas de gestion (Legal, ambiental, calidad, Seguridad de la informacion, ETC)
  • Reconocimiento de organismos acreditados

Un certificado ISO reconocido, será un requisito previo para algunos de sus clientes y un elemento de diferenciacion para otros en el momento de la selección de proveedores.

Por otro lado, un certificado ISO otorga a sus clientes la confianza de que está trabajando con los estándares y procedimientos que les garanticen un alto nivel de servicio.

Beneficios para sus clientes.

Las normas ISO 9001 estan reconocidas en todo el mundo y sus clientes comprenderán los beneficios de trabajar con empresas que cuentan con la certificación ISO. De hecho, algunos de sus clientes solo harán negocios con empresas certificadas porque les garantiza que sus sistemas de administración se evalúan y aprueban constantemente.

Sabrán por experiencia que trabajar con compañías certificadas ISO 9001: 2008 / ISO 9001: 2015 ofrece muchas ventajas:

  • Minimiza los errores, no conformidades e incidencias
  • Mejora los informes y las comunicaciones.
  • Productos y servicio de mejor calidad.
  • Programación y entrega de producción más confiable.
  • Estándares mantenidos por evaluaciones anuales.

Si desea conocer los costes asociados a la implantación de la Norma, en los siguientes enlaces puede obtener la información que necesita:

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